Документация часть 2

ПРОГРАММНЫЙ ПРОЕКТ
"ЭЛЕКТРОННАЯ КАРТА ОТДЕЛЕНИЯ ИТАР"

ДОКУМЕНТАЦИЯ К ПРОГРАММЕ
"Электронная карта ИТАР 3.0"
для пользователей предыдущих версий.

Основные правила для работы с системой !
Основные приемы работы с программой.
Главное меню программы.
Работа с ИБ
Работа с разделами.

Основные правила для работы с системой !

Для того чтобы Ваша информационная система работала действительно надёжно и Вы могли доверять получаемым результатам, всем специалистам, имеющим доступ к системе необходимо соблюдать следующие правила обеспечения безопасности данных:

1. Работа с ошибочными картами.

В связи с тем, что в предыдущих версиях программы часто наблюдались случаи пропадания введённой информации, когда оператор после ввода новой карты забывал нажать кнопку ЗАПИСАТЬ, механизм сохранения информации теперь изменён. Основной принцип сейчас - это полное соответствие между тем, что Вы видите на экране и тем, что записано в базах данных в любой момент времени. Это значит, что если Вы допустили ошибку при вводе карты, то её лучше сразу исправить. Если Вы нажмете кнопку ВЫХОД или СЛЕДУЮЩАЯ КАРТА, то все изменения, которые Вы вносили в карту останутся в базе данных. Если Вы не хотите, чтобы вводимая Вами карта осталась в системе, выйдите на уровень списка ИБ и удалите ненужную карту там. При необходимости для поиска этой карты воспользуйтесь функцией НАЙТИ.

2. Корректное завершение работы с системой.

Данная программа рассчитана на работу с операционной системой Windows 95. Характерной особенностью этой системы является возможность серьёзных повреждений данных при некорректном завершении работы компьютера или используемых программ. Наиболее серьёзную опасность представляют аварийное пропадание питания компьютера, а также выключение компьютера без завершения работы со всеми программными приложениями и корректной остановки работы операционной системы. Для того чтобы избежать последствий пропадания питания, мы настоятельно рекомендуем вам использовать блоки бесперебойного питания. Для предотвращения потерь данных при несвоевременном выключении компьютера всегда выполняйте следующее правило:
ПЕРЕД ВЫКЛЮЧЕНИЕМ КОМПЬЮТЕРА ВСЕГДА ЗАКАНЧИВАЙТЕ РАБОТУ С ПРОГРАММОЙ ВЫПОЛНЯЯ КОМАНДЫ МЕНЮ <ВЫХОД><ЗАКОНЧИТЬ РАБОТУ>. ПОСЛЕ ЭТОГО ОБЯЗАТЕЛЬНО ПОЛЬЗУЙТЕСЬ КОМАНДОЙ WINDOWS 95 <ПУСК><ЗАВЕРШЕНИЕ РАБОТЫ....><ВЫКЛЮЧИТЬ КОМПЬЮТЕР>
При совместном использовании некоторых программ под Windows 95 возможны случаи их "зависания". Постарайтесь избегать запуска таких программных продуктов совместно с программой электронной карты. В случае зависания операционной системы вы не сможете корректно завершить работу с базами данных, и это может привести к потере вашей информации. Если вы забудете завершить работу с картами и попытаетесь выйти из Windows 95, то на экране возникнет сообщение об ошибке:
Cannot quit visual FoxPro
В этом случае откройте рабочее окно программы электронной карты, выполните команды выхода из программы и затем снова повторите попытку выхода из Windows 95.

3. Правильное резервное копирование.

При своем запуске и в процессе работы программа электронной карты проверяет правильность своих баз данных. Незначительные ошибки она способна исправить самостоятельно, однако, в случае серьёзных сбоев в работе аппаратуры компьютера или операционной системы могут возникать более серьёзные ошибки. В этом случае получать надежные результаты при работе с программой можно только, соблюдая строгую дисциплину резервного копирования данных. Для этого разработайте график регулярного копирования данных. Осуществляйте копирование не реже одного раза в неделю. При подозрении на нестабильную работу компьютера проводите копирование ежедневно. При этом программа позволяет, например, проводить текущее дневное копирование в какой-нибудь каталог на жестком диске, а недельное копирование - на гибкие диски. Старайтесь иметь не менее трех копий баз данных одновременно. ( Например, ежемесячную, еженедельную и текущую рабочую копию). Всегда выполняйте следующее правило:
ПЕРЕД ВЫПОЛНЕНИЕМ ОПЕРАЦИИ СОХРАНЕНИЯ ДАННЫХ (КОМАНДА МЕНЮ <СЕРВИС><СОХРАНЕНИЕ>) ВСЕГДА ПРОВОДИТЕ ПРОВЕРКУ ДАННЫХ (КОМАНДА МЕНЮ <СЕРВИС> <ПРОВЕРКА ДАННЫХ>). НЕ СОХРАНЯЙТЕ БАЗЫ ДАННЫХ СОДЕРЖАЩИЕ ОШИБКИ.
Заметим, что часть ошибок, которые выявляет блок контроля ошибок, не являются опасными для работы системы. Например, к таковым относятся незаполненные поля врача, анестезиста или отделения в картах. Такие ошибки вы можете игнорировать или исправлять самостоятельно, заполняя пропущенные ранее поля в соответствующих картах. Для исправления более серьёзных ошибок, вы должны обращаться к специалистам по сопровождению баз данных или восстанавливать состояние системы из резервных копий. (Команда меню <СЕРВИС><ВОССТАНОВЛЕНИЕ>).

4. Правила переименования и удаления элементов в справочниках.

При работе со справочниками, программа позволяет проводить следующие операции: удаление, изменение и добавление новых элементов в справочник. При этом особое внимание следует обратить на следующий момент - система отслеживает корректность операций со справочниками, и если вы попытаетесь удалить из справочника элемент, который внесен хотя бы в одну из многих тысяч карт, программа не позволит вам это сделать. Однако, если вы воспользуетесь функцией ИЗМЕНИТЬ, то программа не сможет понять, исправляете ли вы синтаксическую ошибку в написании параметра (например, названии отделения) или замещаете элемент на принципиально новый параметр. В последнем случае в результирующих отчетах программа будет выдавать неправильную по смыслу статистику. Для того чтобы этого избежать используйте следующее правило:
ФУНКЦИЮ <ИЗМЕНИТЬ> ИСПОЛЬЗУЙТЕ ТОЛЬКО ДЛЯ КОРРЕКТИРОВКИ СИНТАКСИСА НАЗВАНИЙ ПАРАМЕТРОВ. ЕСЛИ ВАМ НЕОБХОДИМО ЗАМЕНИТЬ НЕНУЖНЫЙ ВАМ ПАРАМЕТР СПРАВОЧНИКА НА ПРИНЦИПИАЛЬНО НОВЫЙ, ИСПОЛЬЗУЙТЕ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНО ФУНКЦИИ <УДАЛИТЬ> И <ДОБАВИТЬ> !

5. Корректное заполнение карт. ( ввод обязательных параметров.)

При заполнении карт, программа позволяет записать карту, даже если введены не все параметры. Это позволяет откладывать процесс заполнения карт и продолжать ввод тогда, когда это представляется удобным. При этом ответственность за полноту информации, внесенной в систему, ложится на пользователя. В том случае, если часть полей карты, используемых для построения отчетов, остаётся незаполненными, в отчетах будут наблюдаться грубые несоответствия очевидных фактов. Например, если в части карт не будет отмечен пол больного, то в результате, в отчетах не совпадет общее количество пациентов с суммой результатов, посчитанных для больных мужского и женского пола. Таким образом, чтобы избегать таких противоречивых результатов в отчетах пользуйтесь следующим правилом:
В ОБЯЗАТЕЛЬНОМ ПОРЯДКЕ ЗАПОЛНЯЙТЕ ВСЕ ПОЛЯ КАРТ, ВХОДЯЩИЕ В СТРУКТУРУ ВАШЕЙ ОТЧЕТНОСТИ, А ТАКЖЕ ТЕ ПОЛЯ, ПО КОТОРЫМ ПРОИСХОДИТ СОРТИРОВКА РЕЗУЛЬТАТОВ В ОТЧЕТАХ.
Текущая версия программы не содержит функции специального поиска, позволяющего выбрать из базы все карты с незаполненными параметрами, например - группой крови. Поэтому будьте внимательны при вводе карт. Некоторые ошибки ввода вам поможет выявить функция проверки данных из меню <СЕРВИС>.

РАЗДЕЛЫ САЙТА

О ПРОГРАММЕ

Основные приемы работы с программой.

! Начало работы, заполнение справочников.

Работа со справочниками в этой версии в основном не отличается от работы в предыдущих версиях. Необходимо отметить только следующие моменты:
В справочниках по компонентам анестезии и премедикации введён переключатель единиц измерения доз препаратов. Для каждого препарата в процессе заполнения справочников Вы можете выбрать свою единицу измерения.
Вы не можете изменять содержимое справочника ПРИЧИНЫ ЛЕТАЛЬНЫХ ИСХОДОВ непосредственно в момент ввода карты. Заполнить этот справочник необходимо заранее, пользуясь пунктом меню РАБОТА С ИБ –> СПРАВОЧНИКИ –> СПРАВОЧНИКИ РАЗДЕЛА АНЕСТЕЗИОЛОГИЧЕСКАЯ КАРТА –> ПРИЧИНЫ ЛЕТАЛЬНЫХ ИСХОДОВ.
Справочник ПРИЧИНЫ ЛЕТАЛЬНЫХ ИСХОДОВ общий для двух разделов. Он используется как в картах АН, так и в картах ИТ. Корректируется он из пункта меню СПРАВОЧНИКИ РАЗДЕЛА АНЕСТЕЗИОЛОГИЧЕСКАЯ КАРТА.

Работа с шаблонами карт.

Принцип работы с шаблонами карт изменён. Теперь для ускорения ввода карт в стандартных ситуациях существует библиотека шаблонов. В левом нижнем углу формы ввода карт находятся три кнопки работы с шаблонами. Заполнив форму ввода карты полностью или частично, Вы можете записать результат в библиотеку шаблонов, нажав кнопку ЗАПИСАТЬ КАК ШАБЛОН. После этого введите в открывшейся форме название для созданного шаблона и его краткое описание. Карты ИТ и АН имеют независимые библиотеки шаблонов.
Для использования заготовленных шаблонов при вводе очередной карты используйте кнопку ОТКРЫТЬ ШАБЛОН. После нажатия кнопки выберите из списка подходящий шаблон и нажмите кнопку ВЫБРАТЬ.
Кнопки открытия и записи шаблонов становятся доступными только после того, как система переключилась в режим ввода и корректировки, т.е. после ввода основных полей заголовка в верхней части карты. Более подробную информацию о режимах ввода карт Вы найдёте в части РАБОТА С РАЗДЕЛАМИ этого руководства.
Для просмотра библиотек и внесения необходимых изменений в шаблоны предназначена кнопка РАБОТА С ШАБЛОНАМИ. Этот режим позволяет также удалять ненужные шаблоны.

Работа со своими текущими картами.

Для ускорения выборки своих персональных карт, вы можете воспользоваться следующим приемом:
Перед началом ввода/корректировки карт выберите из меню пункт РАБОТА С ИБ.
В открывшейся форме нажмите кнопку НАЙТИ. Выберите из списка нужный раздел ИБ. В форме поиска нужно выбрать в поле анестезиолога – реаниматолога необходимое значение. Нажать кнопку НАЙТИ. В результате откроется список с найденными документами. Установив в нижней части списка нужный Вам режим сортировки, Вы получите упорядоченный список своих карт.

Главное меню программы.

При разработке этой версии изменения были внесены только в пункт меню РАБОТА С ИБ. Теперь этот раздел имеет следующие команды:

РАБОТА С ИБ

Этот пункт служит для работы с данными на уровне ИБ. На этом уровне возможно проведение поиска карт и ИБ по произвольному запросу, просмотр паспортных частей ИБ и добавление, и удаление разделов в ИБ. На этом уровне производится также удаление ИБ целиком вместе со всеми входящими в них разделами.

РАБОТА В РАЗДЕЛЕ…

Эта команда предназначена для быстрого перехода на уровень работы с конкретным типом карт в обход уровня ИБ. Это существенно ускоряет ввод и просмотр этого типа карт.

ОТЧЁТЫ

СПРАВОЧНИКИ

Принцип работы этих команд не изменился. После выбора одной из этих команд необходимо дополнительно выбрать раздел, по которому будут вычисляться отчёты и корректироваться справочники.

Работа с ИБ

Для работы с информацией на уровне ИБ, выберите соответствующий пункт из главного меню программы. При этом перед Вами появится форма с двумя закладками. На первой странице формы у Вас всегда отображается полный список всех ИБ, занесённых в систему. На второй странице отображается список ИБ и их разделов отобранных для текущей работы. Порядок отображения информации на странице найденных документов можно изменить, используя переключатель сортировки расположенный в нижней части списка отобранных карт и ИБ. Этот список сохраняется до тех пор, пока не будет нажата кнопка ВЫХОД формы работы с ИБ. Для поиска и отбора карт используется кнопка НАЙТИ. Принцип работы системы поиска в данной версии не изменён. Пользуясь формой ввода условий поиска, Вы можете, как и раньше, задать любое сочетание параметров отбора документов. Возможно также последовательное выполнение нескольких запросов. При этом новые найденные документы будут добавляться в список на странице отобранных карт и ИБ. Поскольку в этом списке перечисляются, как конкретные карты, так и ИБ к которым они принадлежат, то Вы можете выбрать, что конкретно Вы будете просматривать с помощью кнопки ОТКРЫТЬ. Если Вы поместите курсор на строку со ссылкой на ИБ, то система откроет для Вас паспортную часть ИБ со списком содержащихся в ней страниц-документов. Если же Вы выберете в списке найденный раздел, то кнопка ОТКРЫТЬ развернёт для просмотра или редактирования форму для работы с этим разделом (картой).
Кнопка УДАЛИТЬ формы работы со списком ИБ удаляет из системы ИБ целиком, со всеми входящими в неё разделами-документами.
Кнопка ОЧИСТИТЬ этой же формы позволяет удалить все найденные ранее карты из списка отобранных карт.

Форма редактирования паспортной части ИБ.

Для внесения в базу данных новой ИБ можно воспользоваться кнопкой НОВАЯ на странице с общим списком ИБ. При этом откроется форма ввода и редактирования паспортной части ИБ. Для того чтобы новая ИБ была корректно внесена в систему, в обязательном порядке необходимо заполнять поля номера и даты ИБ, а также Ф.И.О. больного. После заполнения этих данных Вы можете приступить к внесению в ИБ необходимых разделов с помощью кнопки ДОБАВИТЬ, расположенной под списком разделов ИБ. При необходимости можно выйти из формы редактирования паспортной части, заполнив только упомянутый обязательный набор данных и не внося в ИБ никаких разделов. Добавление разделов в ИБ, а также, внесение любых дополнительных данных в паспортную часть можно выполнять в любое время. Если необходимо удалить ненужный раздел из ИБ, то нужно воспользоваться кнопкой УДАЛИТЬ, расположенной под списком разделов формы редактирования паспортной части.
Кнопка ОТКРЫТЬ позволяет перейти к форме работы с разделами.

Работа с разделами.

В данной версии существует два варианта работы с разделами ИБ.

I. Первый вариант – иерархическое заполнение и редактирование структуры данных ИБ. Этот вариант достаточно методичен и строг с точки зрения последовательности действий, но требует большого количества операций. Мы рекомендуем этот подход в начале периода освоения программы. Основные последовательности действий при этом варианте работы приводятся ниже:

Ввод новой карты в новую ИБ:
Откройте список ИБ командой меню РАБОТА С ИБ. Нажмите кнопку НОВАЯ. Система создаст новую ИБ. Заполните паспортную часть. С помощью кнопки ДОБАВИТЬ создайте новый раздел. Система внесёт в ИБ новый раздел и перейдёт в него. При этом возникнет форма работы с разделами. Введите все необходимые данные в этом разделе и нажимайте кнопку ВЫХОД до тех пор, пока не выйдите на уровень полного списка ИБ. На этом задача ввода карты считается выполненной. При вводе данных в разделе обязательным параметром является номер карты. Если в Вашем подразделении этот номер не используется и не связан с номером реального документа, то нажмите кнопку рядом с этим полем. При этом программа сама заполнит его.

Ввод новой карты в существующую ИБ:
Выберите необходимую ИБ из полного списка ИБ или из списка отобранных для работы ИБ. Нажмите кнопку ОТКРЫТЬ. Добавьте новый раздел в ИБ с помощью кнопки ДОБАВИТЬ. Далее действуйте так же, как описано в предыдущем пункте.

Корректировка или дополнение существующей карты:
Выберите необходимую ИБ из полного списка ИБ или из списка отобранных для работы карт. Нажмите кнопку ОТКРЫТЬ. Выберите необходимую карту из списка существующих разделов и снова нажмите кнопку ОТКРЫТЬ. В открывшейся форме работы с разделами внесите необходимые изменения или дополнения и нажимайте кнопку ВЫХОД до тех пор, пока не выйдите на уровень полного списка ИБ.
Эту же последовательность действий нужно использовать и для просмотра карт.

Удаление карты:
Выберите необходимую ИБ из полного списка ИБ или из списка отобранных для работы ИБ. Нажмите кнопку ОТКРЫТЬ. Выберите необходимую карту из списка существующих разделов и нажмите кнопку УДАЛИТЬ. После подтверждения необходимости операции нажмите кнопку ВЫХОД для выхода на уровень полного списка ИБ.
Необходимо отметить, что при вводе большого количества карт, описанные приёмы являются неэффективными из-за большого количества переходов между формами. Для тех, кто уже освоил основные приемы работы с программой, следующим шагом может быть освоение метода ускоренного ввода и доступа к картам.

II. Вариант работы – прямой доступ к разделам.
Как правило, в реальной работе часто возникают случаи, когда необходимо вводить в систему большое количество документов одного типа, например, несколько карт ИТ. Для этого случая в программе есть способ открыть карту ИТ новой или уже существующей ИБ, минуя этап работы со списками ИБ и форму редактирования паспортной части. Внеся необходимые данные в эту карту, Вы можете сразу приступить к вводу данных в следующую карту ИТ. При этом система сама заведёт новую ИБ или подошьёт введённую карту к уже существующей ИБ, проанализировав заголовок карты.
На практике могут применяться следующие приёмы работы:

Ввод новой карты в новую ИБ:
Начните работу с команды меню РАБОТА С ИБ -> РАБОТА В РАЗДЕЛЕ…, выбрав при этом нужный раздел, например карту АН. Перед Вами появится чистая форма ввода карты АН. В этот момент для ввода будут доступны только четыре поля в верхней части формы. Это – дата анестезии, номер ИБ, номер карты и Ф.И.О. больного. Все эти поля являются обязательными для ввода. Без них система откажется записывать новую карту. Если в вашем подразделении не используется какой-либо из указанных номеров, то нажмите кнопку рядом с этим полем и программа сама создаст новый уникальный номер. Как только Вы введёте дату или номер ИБ или Ф.И.О. программа проверит всю базу данных на наличие в ней похожих значений. Номер и дата проверяются на полное совпадение, а Ф.И.О. – на совпадение введённой строки с начальной частью Ф.И.О. в существующих картах. Если программа выявит совпадение, то в левой части формы, в верхнем списке появятся ИБ с совпадением в параметре. По мере ввода всех трёх параметров этот список будет корректироваться. Если система обнаружит, что Вы ввели параметры, которых нет в базе данных, то она предложит создать новую ИБ. После этого введите номер карты. Если система не обнаружит в этой ИБ карты с таким номером, то она создаст новую карту. Введите остальную часть информации в карту. Теперь, если Вы нажмёте кнопку СЛЕДУЮЩАЯ КАРТА, то Вы сможете вводить следующую новую карту. Завершать операции ввода и корректировки можно также с помощью кнопки ВЫХОД. Потерь данных при этом не произойдёт.
В том случае, когда Вы не привязаны к уже существующему на бумаге документу с реальным собственным номером и собираетесь внести в систему новую карту, удобно использовать кнопки порождения уникальных номеров, расположенные рядом с полями номера карты и ИБ. Нажав на кнопку рядом с полем номера ИБ, Вы сразу создадите ИБ с уникальным номером. Тоже самое относится и к номеру карты.

Ввод новой карты в существующую ИБ:
Введите один или несколько параметров из заголовка существующей ИБ. Например, фамилию больного. В левой части формы, в верхнем списке появятся ИБ с совпадением в этом параметре. Выберите нужную ИБ из этого списка. Введите номер карты. При необходимости воспользуйтесь кнопкой создания уникального номера. Система проверит наличие в базе данных карт с таким номером и создаст новую карту. Далее можно продолжать вводить содержательную часть карты.

Корректировка или дополнение существующей карты:
Введите один или несколько параметров из заголовка существующей ИБ. Например, фамилию больного. В левой части формы, в верхнем списке появятся ИБ с совпадением в этом параметре. Выберите нужную ИБ из этого списка. При этом в левой части формы в нижнем списке появится перечень карт, существующих в этой ИБ. Выберите из этого списка нужную карту. После того, как нужная карта появилась на экране, проведите все необходимые исправления и дополнения.
Эту же последовательность действий можно использовать и для просмотра карт.

Удаление карты:
С целью уменьшения вероятности случайного удаления карт в форме прямого доступа к разделам возможность удаления отсутствует. Удалить раздел из ИБ можно только из списка разделов ИБ в форме корректировки паспортной части ( см. ранее ).

Основной принцип работы формы редактирования разделов:
Если при вводе паспортных полей система понимает, что документ с такими данными уже существует, то она открывает его для просмотра или корректировки.
Если система не находит у себя документа с указанными параметрами, то она считает, что Вы хотите создать новую ИБ или новую карту.

Печать карт:
Вывод графического изображения карты на монитор и печать карт на принтере производится при нажатии кнопки ПЕЧАТЬ в нижнем правом углу формы работы с разделами.